¡Ya eres autónoma y emprendedora! Has dado el primer paso para ser tu propia jefa, para organizarte la agenda de pacientes y planificar y organizar cursos y formaciones a diferentes colectivos.
Empiezas a tener tus primeros clientes y pacientes y tienes que hacer tus primeras facturas. ¡Oh drama, no sé como se hacen!
¿Qué datos tengo que incluir en una factura básica? ¿Hay algún dato obligatorio? ¿Y voluntario? Y si me contrata una administración pública, ¿cómo hago la facturación electrónica? ¿Cómo me gestiono mis facturas?
Toma nota de todas las respuestas a las preguntas que nadie te respondió cuando estudiaste nutrición.
Según la RAE, la factura es una cuenta en la que se detalla el precio de los artículos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Como dietistas-nutricionistas o TSD autónomos estamos obligados a expedir y entregar, en el caso de que corresponda, una factura a nuestros clientes y/o pacientes con el fin de recibir una cantidad de los servicios que hemos prestado.
¿Cómo hacer una factura de autónomo?
En el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación se detallan todos los aspectos a tener en cuenta para hacer una factura. Una de las principales novedades es que se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada, que viene a sustituir a los denominados tiques. Esta última factura, la podréis emitir vosotras y también se refiere a las facturas que recibiréis para deduciros los gastos que tengáis como empresa o autónomo.
¿Qué elementos obligatorios y voluntarios se tienen que incluir la factura completa y simplificada?
Antes de especificar qué información incluye cada una, os comento que para aquellos servicios que prestéis donde el importe no exceda de 400€, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, se podrá expedir una factura simplificada. De todas formas, en el RD tenéis más información.
Según los artículos 6 y 7 del capítulo II, las facturas completas y ordinarias deben tener los siguientes datos y requisitos:
| FACTURA COMPLETA | FACTURA SIMPLIFICADA |
|---|---|
| (qué debe incluir) | (qué debe incluir) |
| NÚMERO y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa | NÚMERO y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa |
| La FECHA DE EXPEDICIÓN | LA FECHA DE EXPEDICIÓN |
| NOMBRE Y APELLIDOS, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL COMPLETA, tanto del que “emite la factura” (tú como Dietista-Nutricionista o TSD) como del “destinatario de la factura” (tu cliente o paciente) | NOMBRE Y APELLIDOS, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL COMPLETA, del que “emite la factura” (tú como Dietista-Nutricionista o TSD) |
| NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF) | NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF) – En el caso de que se trate de una empresa o un autónomo que quiera deducirse el IVA correspondiente |
| DOMICILIO, tanto del que “emite la factura” como el destinatario | No es necesario incluir los datos de vuestro cliente/paciente. |
| DESCRIPCIÓN COMPLETA DE LOS SERVICIOS, indicándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichos servicios, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario | DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS- solo se debe identificar el tipo de servicio prestado |
| EL TIPO IMPOSITIVO: IVAEn el supuesto de que la operación se documenta en la factura esté exenta del Impuesto, deberá de notificarse En el caso de que haya operaciones exentas de IVA y otras en las que no, se deberá de especificar por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones | TIPO IMPOSITIVO APLICADO- “IVA INCLUIDO”- Cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones. |
| LA CUOTA TRIBUTARIA que, en su caso, se repercuta: I.R.P.F | Importe total |
| Importe total |
Habrá otros datos que podremos incluir en la factura que no son obligatorios, pero sí interesantes para nuestro cliente/paciente:
- Observaciones: caducidad de la factura, pago a plazos
- Forma de pago: transferencia bancaria, en efectivo, por cheque, domiciliación, etc.
- R.G.P.D: la asesoría que os lleve la Protección de Datos os dirá cuál es el texto que tendréis que incluir
En dicho documento también se detalla en los artículos 2 y 3 las operaciones que están exentas o no de expedir factura, ¡échales un vistazo!
¿Cómo podemos expedir la factura?
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico. En el caso de que se haga en papel, os aconsejamos que tengáis un modelo de factura en Word o Excel, siendo un diseño que siga vuestra identidad visual, teniendo en cuenta los colores corporativos, la tipografía, el logotipo y los grafismos, si los hubiere.
En el vídeo que hemos colgado te enseñamos cómo hacer una factura a mano si estás empezando.
Si se trata de las facturas electrónicas, necesitarás saber un poco más. Se entiende por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el RD anteriormente mencionado y se expide y recibe en formato electrónico.
Es una factura que tiene los mismos efectos legales que la factura en papel y tendrás que elaborarla si trabajas o colaboras con las Administraciones Públicas. Para ello tendrás que descargarte algunos programas y darte de alta como proveedor en FACE. Los programas y aplicaciones que necesitas son:
- Factura-e: plataforma para generar facturas electrónicas. Es una aplicación que tendrás que instalar en el ordenador
- Autofirma: es la forma de identificación para poder remitir o consultar las facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Te va a permitir la ejecución de operaciones de firma. Es una aplicación que tendrás que instalar en el ordenador
- Certificado digital: es el documento digital que contiene los datos identificativos y te permite identificarte en internet e intercambiar información con otras personas y entidades. Sin la firma digital no podrás finalizar el trámite de la firma de la factura electrónica. Te dejo aquí el enlace: . No olvides guardarte todas las contraseñas para poder enviar la factura electrónica.
- FACE. Es el punto General de Entradas de Factura de la Administración General del Estado. Te va a permitir remitir y/o consultar las facturas que hayas expedido. Pero antes, tendrás que darte de alta como proveedor. Aquí te dejo el documento para que lo puedas hacer.
¡No olvides solicitar a la Administración correspondiente los datos de órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable!
Y si un cliente me pide una factura proforma para un proyecto que se va a realizar, ¿qué hago?
La factura proforma no es una factura comercial, sino una “factura borrador/informativa”. Se trata de un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva con un diseño muy parecido a la factura definitiva.
Esta factura la utilizarás cuando la relación con el cliente está en un estado avanzado y te comprometes a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado. Y deberás tener en cuenta de numerarlas diferentes a las facturas que sí tendrás que declarar, así que te recomiendo que lleves un registro en Excel
¿Cómo podemos gestionar las facturas?
Anota nuestros consejos:
- Lleva un registro de todas tus facturas en Excel
- Utiliza una numeración sencilla y correlativa. Si la factura número 5 tiene fecha del 5 de abril, la factura número 6 no puede ir fechada a 5 de marzo). Nosotras tenemos numeración A y B, A para las formaciones y B para los pacientes
- Nombra de forma correcta las facturas en tu ordenador para que las puedas localizar rápidamente
- Diséñate un modelo de factura estándar para entregársela a tus clientes y/o pacientes
¿Existen aplicaciones o herramientas online con plantillas de facturas profesionales o programas para hacer facturas gratis o pagando muy poco?
Si os somos sinceras, nosotras somos de Word y Excel, pero aquí os dejamos algunos programas para que les echéis un vistazo y ya nos contáis qué tal la experiencia:
Todo esto y mucha más información sobre la facturación, el alta en autónomos y la fiscalidad general, en nuestro Curso de Emprendimiento en Nutrición.
